Google Apps på eget domæne

Efter at have brugt Google Apps Standard og Google Apps Premierudgave på eget domæne(r) i 1 måned,  vil jeg hermed dele mine erfaringer.

Du kan desuden læse interviews af mig på Ingeniørens IT portal Version2, omkring Google Apps:

Google Apps interview – Juli 2009

Google Apps interview – Februar 2010

 

Hvorfor Google Apps?

Hvorfor ikke bare bruge en Hotmail / Live / MSN, Gmail-konto eller din internetudbyders email system?

Jo, først og fremmest er min holdning til ovennævnte email-løsninger, at det som privatperson virker “amatøragtigt” at have en emailadresse, der ender på feks @hotmail.com.

Hvis jeg kommer i kontakt med en virksomhed, som har en emailadresse der ender på feks @hotmail.com, så er mit indtryk af virksomheden allerede ødelagt fra start. Det virker meget uprofessionelt at bruge denne type email-konti erhvervsmæssigt.

Hvad så med POP3?

Langt de fleste mindre virksomheder og privatpersoner benytter POP3 mail system.

Det er skam også fint nok, indtil den dag din harddisk går død, eller du har behov for at tjekke mail når du ikke lige er ved din kontor/hjemme PC.

Dog er der mulighed for at “gemme en kopi på serveren”, men det er stadig kun en halv løsning (pga. mappestruktur, sendt post, osv).

Der kan naturligvis laves back-up af en POP3, men det er absolut de færreste, som har tænkt over det, før det er for sent.

De primære årsager til at jeg valgte at kaste mig ud i en Google Apps løsning var:

• Mailadresse på eget domæne – feks x@zaibot.dk (op til 50 konti i gratis version)
• Uafhængighed af om jeg er på min kontor PC eller på netcafé i Las Vegas (webmail)
• Googles / Gmails stabilitet
• Samtalevisning ved lange mailkorrespondancer
• Synkronisering med Outlook (kun imap i gratis version)
• Kæmpe lagerkapacitet (Gratis = 8GB, Proff = 25GB)
• Kalendersystem som kan deles med alle brugere på domænet (dine kolleger feks)
• Fildeling med kolleger via Google Docs og evt Google Sites
• Kontorpakken til simpel redigering af feks Word dokumenter

Installationen

Det er forholdsvis smertefrit at komme i gang med at benytte Google Apps.

Ved du, hvad begreber som FTP, DNS, MX-records m.m betyder, så får du formentlig ingen problemer.

Siger dette dig ikke noget, så skal du nok indstille dig på at få behov for konsulentbistand.

Tidsmæssigt skriver Google selv at der går ca 48 timer fra du trykker GO, til systemet fungerer.

Jeg har efterhånden stået bag installation af Google Apps på over 15 forskellige domæner, og alle gange tog det langt mindre tid før DNS osv var trådt igennem.

Postservere og porte

Opsætning af en Google Apps mailkonto i feks Windows Live Mail er temmelig simpelt:

Husk at sætte mailkontoen op til at køre IMAP (medmindre du af underlige årsager foretrækker POP3).

POP3 kan dog have den fordel at hente/sende post hurtigere end ved IMAP. Men så stopper fordelene også der…
Foto mangler…

Husk:

Hak i “Log på ved hjælp af godkendelse i klar tekst”

Hak i “Min server kræver godkendelse” og sæt hak i “Samme som indgående” under Indstillinger.

Foto mangler…

Som det fremgår ovenfor, så er det lidt specielt med porte, når du bruger IMAP i Google Apps.

Men brug port 465 til udgående post, og port 993 til indgående post. Aktiver desuden SSL kryptering.

Du kan evt hente mere info hos Google. Eller følg denne universal vejledning, som kan benyttes i alle mailklienter og på smartphones:

IMAP opsætning til Google Apps*:

Brugernavn/konto: brugernavn@dit-domæne.dk

E-mail adresse: brugernavn@dit-domæne.dk

Server til indgående post (IMAP): imap.gmail.com

Brug SSL: Ja

Port: 993

Server til udgående post (SMTP): smtp.gmail.com

Brug godkendelse: Ja

Brug SSL: Ja

Port: 465 eller 587

* På iPhone og andre smartphones vælger du blot ‘Gmail’ som mailkontotype. Du skal dermed ikke taste alle ovenstående serveroplysninger. Dette kan dog variere fra smartphone til smartphone.

 

Fordele og ulemper ved Google Apps

Selv træer der er sået af Google gror ikke ind i himlen, og jeg vil fremhæve flg som negative sider ved Google Apps:

• Ingen HTML understøttelse i autosignatur når der benyttes webmail (er muligt siden sommer 2010)
• Ikke mulighed for at indsætte et foto/grafik i en mail når der benyttes webmail  – vedhæftning af fil er dog muligt (er muligt siden sommer 2010)
• Kontorpakken er ret begrænset funktionsmæssigt (flere Excel ark kunne ikke åbnes pga avancerede formler m.m.)
• Langsom IMAP synkronisering, hvis du har mange mapper/etiketter.
• Har du mange mapper kan webmailen i Gmail være ret uoverskuelig pga deres etiket-system.

Integration, og overflytning

I forbindelse med et skift til Google Apps vil du formentligt gerne have overflyttet dine gamle mails m.m. til Google Apps – det er der en løsning på!

Jeg har ikke prøvet at høste data fra feks hostet Exchange, Lotus Notes, men det skulle sagtens kunne lade sig gøre.

Hvis du har kørt Exchange lokalt i Outlook, så fungerer Google Outlook Sync perfekt, se mere om Outlook Sync her.

Outlook sync sørger for at din Exchange profil i Outlook bliver synkroniseret med din nye Google mailserver.

OBS: Fungerer kun i pro versionen

På min mobiltelefon – en Nokia 5800 – har jeg installeret flere mailkonti via Nokias nye mailservice – det spiller bare!

Du kan dog også tilgå din Google Apps mailkonto via din mobilbrowser på telefonen.

Som tidligere nævnt, så kan jeg tilgå Google Apps mails via http:// webmail. zaibot.dk

Dette har jeg lavet via en simpel URL forward i mine DNS indstillinger.

Som standard hedder adressen i mit tilfælde http:// mail.google.com/a / zaibot.dk

Konklusion

Efter at have benyttet Google Apps i 1 måned er jeg blevet rigtig glad for systemet.

Jeg bruger det både privat og erhvervsmæssigt.

Omkostningerne taget i betragtning, så vil det være meget økonomisk attraktivt for virksomheder der kører en hostet Exchange, at skifte til Google Apps.

I min situation er vi godt 10 ansatte i virksomheden, der benytter hostet Exchange i dag. Det koster ca 200,- + moms pr md pr bruger (250MB lagerplads).

Ved Google Apps kommer vi ned på ca 10% af dette beløb, og får 25.000MB lagerplads pr bruger!!!

Alternativt kan du vælge den gratis Google Apps version, som så “kun” tilbyder 8GB lagerplads kontra de 25GB du får i Premier udgaven.

Gratis udgaven indeholder dog også en frise med de velkendte AdWords reklamer i højre side af din Google Apps inbox.

Hvis der er mindre IT kyndige i din virksomhed, som pludselig bliver flyttet fra Hostet Exchange (der benyttes via Outlook Web Access) til Google Apps Webmail, så skal du dog forvente en del supportforespørgsler, for det ER anderledes med Google Apps webmail!

Forvent ikke en videreudvikling af Outlook Web Access, men se på det som dét det er – nemlig et helt andet system.

Hvis du blot opsætter Google Apps som IMAP mailkonti i virksomhedens lokale Outlook installationer, så er der såmænd mange ansatte der sikkert slet ikke vil lægge mærke til at I er skiftet.

God fornøjelse med Google Apps!

Du er velkommen til at stille spørgsmål via kommentarfeltet nedenfor ↓